communicatieplan vmbo

Waarom een communicatieplan?

Het bedrijfsleven is een belangrijke doelgroep voor VMBO scholen Om zorg te dragen voor goed opgeleide leerlingen, is samenwerking met het bedrijfsleven cruciaal. Om deze samenwerking te realiseren of bevorderen, is aandacht voor de doelgroep bedrijven, gemeenten en instellingen essentieel. Daarnaast biedt een communicatieplan overzicht, duidelijkheid, structuur, coördinatie en controle. Dit artikel beschrijft de praktische aanpak van communicatie als u nieuwe bedrijven en organisaties wilt benaderen. Voor een communicatieplan naar bestaande relaties kunt u meer lezen in het hoofdstuk relatiemanagement. (uitgebreid communicatieplan lezen)

 

Onderdelen van een communicatieplan

Een communicatieplan is opgebouwd uit diverse onderdelen. Hieronder volgt een stappenplan welke u kunt volgen om deze onderdelen uit te werken. De stappen zijn achtereenvolgens:
1. Analyse
2. Communicatiedoelgroepen
3. Doelstellingen bepalen
4. Boodschap
5. Communicatiestrategie
6. Keuze communicatiemix
7. Planning
8. Begroting bepalen
9. Uitvoering
10. Evaluatie

 

Stap 1 Analyse
Om uw uitgangspositie te bepalen is het verstandig een nulmeting te doen. Op basis van uw analyse baseert u immers uw doelstellingen. Voor het maken van een gedegen communicatieplan is een goed vooronderzoek daarom essentieel. Onderstaande vragen helpen u de huidige situatie in kaart te brengen.

Stap 2 Doelgroepen bepalen
Het doel van deze fase is een zo duidelijk mogelijk beeld krijgen van de doelgroep. De algemene doelgroep bestaat uit bedrijven, instellingen en overheden uit uw regio. Uw communicatiedoelgroepen zijn bedrijven, instellingen en overheden waar u mee wilt gaan samenwerken. U kiest dus een deel van uw algemene doelgroep. In ieder geval niet alle huidige relaties, u bent immers op zoek naar nieuwe relaties. Uw communicatiedoelgroep bepaalt u op basis van de resultaten uit uw analyse.

Stap 3 Communicatiedoelstellingen bepalen
Er zijn vele soorten communicatiedoelstellingen. Als u zeer gedetailleerde en haalbare doelstellingen wilt behalen adviseren wij u advies te vragen bij een communicatiebureau. Zij kunnen u helpen bij het formuleren van communicatie effectdoelstellingen, waar bereik- en procesdoelstellingen van afgeleid kunnen worden. Door dit secuur te doen helpt u de juiste middelen en grootte van de campagne te kiezen. In deze tekst beperken we ons tot effectdoelstellingen. Die kunt u zelf formuleren. De doelstellingen zijn de basis van uw plan.

Communicatie(effect)doelstellingen worden vastgelegd op drie niveaus: kennis, houding en gedrag. De be‹nvloeding van mensen verloopt ook volgens deze drie stappen. Om gedrag te veranderen, is allereerst kennis nodig over het onderwerp. Daarna kan de houding ten opzichte van het onderwerp veranderen (zonder nieuwe kennis kan iemand zijn houding niet veranderen) en de laatste stap is het realiseren van het gewenste gedrag.

In dit stappenplan richten we ons vooral op kennis- en houdingdoelstellingen. U kunt gerust gedragsdoelstellingen opnemen in uw communicatieplan. Extra informatie over het behalen van gedragsdoelstellingen vindt u in de artikelen over Direct Marketing en Evenementen.

Stap 4 Boodschap bepalen
In de deze fase wordt vastgelegd met welke boodschap u wilt communiceren naar uw doelgroepen. Het is de inhoud van uw campagne. Wat moet er in ieder geval bij uw doelgroep blijven hangen? De boodschap is in deze fase niet meer dan een of enkele alinea?s. De uitwerking van de boodschap in teksten komt pas in stap 9 (uitvoering).

Stap 5 Communicatiestrategie
In de communicatiestrategie bepaalt u aan de hand van een aantal vragen uw strategie en tactiek.

Stap 6 Keuze communicatiemix
Nu de communicatiestrategie is vastgelegd, is de volgende stap het bepalen van de communicatiemiddelen. Welke middelen gaat u inzetten om uw communicatieboodschap te communiceren is afhankelijk van de aard van de boodschap en de kenmerken van de middelen.

Voor het bepalen van de aard van de boodschap kunt u zichzelf onderstaande vragen stellen:
- Hoe snel moet de informatie overgebracht worden?
- Wilt u dat de doelgroep het communicatiemiddel voor langere tijd bewaart? Of is het een vluchtig middel?
- Is persoonlijke toelichting op de boodschap gewenst of niet?
- Is het onderwerp uitsluitend met geschreven woorden over te brengen of is geluid, beeld en dergelijke onontbeerlijk?

Welke communicatiemiddelen u gaat inzetten is  naast de aard van de boodschap afhankelijk van de kenmerken en mogelijkheden van de communicatiemiddelen. In onderstaand overzicht ziet u welk middel voor welke communicatiedoelstellingen geschikt.

Stap 7 Planning
Wat moet er door wie op welk moment gaan gebeuren is de centrale vraag in deze stap. Handig is om dit in een overzichtelijk wie-wat-wanneer schema te plaatsen. Een dergelijk schema kan u maken voor alle communicatieactiviteiten en ook per activiteit. Voor en tijdens een activiteit is het schema te gebruiken als leidraad en achteraf als evaluatie middel.

Stap 8 Begroting opstellen
Voordat u een strategie gaat bepalen voor de communicatie met het bedrijfsleven is het belangrijk om inzichtelijk te maken welk budget hiervoor beschikbaar is. U kunt ook na het bepalen van de middelenmix inventariseren wat de geschatte kosten voor uw campagne(s) zijn en afwegen of dit budget beschikbaar is en in verhouding met uw doelstellingen.

Stap 9 Uitvoering
Het plan is nu klaar. U kunt het plan nu creatief gaan uitwerken, de middelen vormgeven, media inkopen en evenementen organiseren. Om een optimaal resultaat te behalen is het verstandig hiervoor de hulp in te roepen van een professioneel communicatiebureau om u te assisteren bij het vertalen van uw boodschap naar een professionele campagne of uiting.

Stap 10 Evaluatie
Een evaluatie is een kritische blik op het plan en de activiteiten. Achteraf kunt u evalueren hoe het resultaat is van uw activiteiten. Hierbij controleert u of uw doelstellingen zijn gehaald. Daarnaast is het goed om het proces te evalueren van de ontwikkeling en uitvoering.


Lees het artikel over het hele communicatieplan!



printen